Steuer Wie Lange Belege Aufheben

Aufräumen macht glücklich. Daher sollte das neue Jahr genutzt und Platz im Schrank und digitalen Speicher geschaffen werden. Doch allzu leichtfertig sollten bestimmte Dokumente nicht vernichten werden. Denn es gibt einige Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?

Jeder muss rund um Daten und Dokumente gewisse Fristen beachten: Privatleute sowie Selbstständige. Doch vor allem Unternehmer haben für ihre geschäftlichen Unterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Welche Aufbewahrungsfristen müssen Unternehmer beachten?

Jeder, der Aufzeichnungen und Bücher führen muss, ist gleichzeitig auch zur Aufbewahrung zugehöriger Dokumente verpflichtet. Unterlagen, dice für die Steuererklärung relevant sind, müssen über einen bestimmten Zeitraum aufgehoben werden.

Dabei sind folgende Aufbewahrungsfristen wichtig:

x Jahre Aufbewahrungsfrist
vi Jahre Aufbewahrungsfrist

Belge einfach digitalisieren: Mit Steuer-Browse

Wichtig ist, die Unterlagen so zu erhalten, dass sie bis Ende der Frist auch noch leserlich bleiben. Für Quittungen auf Thermopapier heißt das: Unbedingt kopieren und an die Original-Rechnung heften – oder besser gleich in digitaler Form speichern. Und hier hilft dir Steuer-Scan. Mit dieser praktischen App kannst du Belege ganz einfach erfassen. Mach einfach ein Foto mit dem Smartphone und die App liest das Dokument automatisch als PDF ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer! Das Beste daran: Steuer-Scan lädt alle Rechnungen und Belege in deine Steuer-Box – deinen digitalen Aktenordner.

Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden?

Unternehmer sind verpflichtet, für die Steuer wichtige Dokumente 10 Jahre lang aufzuheben – digital oder in Papierform. Dazu gehören:

Jahresabschlüsse
Kontoauszüge
Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen
Inventare
Kassenberichte
Lageberichte
Kredituntertagen
Steuerunterlagen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Kassenzettel
Lieferscheine
Reisekostenabrechnungen
Bewirtungsbelege

Was muss 6 Jahre aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen solltest du 6 Jahre lang aufheben:

Verträge
Geschäftsbriefe und Handelsbriefe
Mahnungen
Versicherungspolicen nach Ablauf
Unterlagen über Lohnkonten
Darlehensunterlagen
Versand- und Frachtunterlagen

Geh lieber auf Nummer sicher!

Verlängere deine Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu früh vernichtet. Du bist dir unsicher, welche Aufbewahrungsfrist für ein Dokument aureate? Hebe im Zweifel die Unterlagen 10 Jahre auf – and then bist du auf der sicheren Seite.

Wann state of war die letzte Eintragung?

Um die Aufbewahrungsfristen zu berechnen, ist dice wichtigste Frage: Wann war dice letzte Eintragung?

Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Dice Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn dice Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.

Beispiel Selbstständige

Beispiel Jahresabschluss:

Dein Jahresabschluss 2010 wurde im Apr 2011 fertiggestellt. Daher läuft dice Aufbewahrungsfrist auch erst ab dem 01.01.2012. Somit darfst du den Jahresabschluss erst im Januar 2022 vernichten.

Lid das Finanzamt schriftlich bis zum 31.12.2021 eine Außenprüfung angekündigt? Dann endet die Aufbewahrungsfrist nicht – du bist verpflichtet, die Unterlagen weiterhin aufzuheben.

Achtung bei Verträgen

Dice Aufbewahrungsfrist für Verträge (Mietvertrag, Sozialversicherungsvertrag usw.) beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Achtung: Wann verlängern sich diese Fristen?

Dice gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich individuell auch noch verlängern. Und zwar dann, wenn die Unterlagen für dice Steuerberechnung relevant sind. Hast du beispielsweise eine Steuererklärung abgegeben und ein Dokument bezieht sich darauf? Dann musst du dice sogenannte Festsetzungsfrist beachten. Das ist eine Verjährungsfrist, nach deren Ablauf, keine Änderungen am Steuerbescheid mehr möglich sind. Die Frist beträgt in der Regel 4 Jahre.

In Ausnahmefällen kann dice Aufbewahrungsfrist aber noch länger sein. Sie beträgt bei Steuerhinterziehung 10 Jahre, bei leichtfertiger, unbewusster Steuerverkürzung 5 Jahre.

Wichtig!

Die Aufbewahrungsfristen gelten nur, wenn alle Steuerbescheide bereits rechtskräftig sind. Der Steuerbescheid darf also nicht mehr mit einem Einspruch angefochten werden können – die Einspruchsfrist von i Monat nach Bekanntgabe muss also abgelaufen ist.

Auch darf der Steuerbescheid nicht weder vorläufig sein noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen. Ansonsten müssen alle Unterlagen, die den Steuerbescheid betreffen, weiterhin aufgehoben werden.

Welche Unterlagen kann ich 2022 vernichten?

Ab Jahresbeginn 2022 kannst du alle Dokumente vernichten, bei denen die letzte Eintragung 2011 und früher erfolgt ist:

Jahresabschlüsse
Kontoauszüge
Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen
Inventare
Kassenberichte
Lageberichte
Kredituntertagen
Steuerunterlagen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Kassenzettel
Lieferscheine
Reisekostenabrechnungen
Bewirtungsbelege

Bei Dokumente, bei denen dice letzte Eintragung 2015 und früher erfolgt ist:

Verträge
Geschäftsbriefe und Handelsbriefe
Mahnungen
Versicherungspolicen nach Ablauf
Unterlagen über Lohnkonten
Darlehensunterlagen
Versand – und Frachtunterlagen

Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen

Sobald du eine Rechnung bekommst, machst du einfach ein Foto mit dem Smartphone und dice App liest das Dokument automatisch als PDF für deine Steuererklärung ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer!

Mehr lesen: Frist für die Steuererklärung

Welche Aufbewahrungsfristen müssen Privatpersonen beachten?

Auch im privaten Bereich solltest du unbedingt die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen beachten.

Unbegrenzt aufheben solltest du folgende Dokumente:

Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden
Taufscheine
Ärztliche Gutachten
Ausbildungsurkunden
Abschlusszeugnisse
Arbeitsverträge
Gehaltsabrechnungen
Sozialversicherungsunterlagen
Unterlagen zur Rentenberechnung
Notarverträge
Steuerbescheide

30 Jahre lang solltest du diese Unterlagen aufheben:

Prozessakten
Urteile
Mahnbescheide

2 Jahre aufbewahren

Ob Eigentümer oder Mieter: Bei Handwerksleistungen bist du verpflichtet, Rechnungen, Quittungen und andere wichtige Unterlagen über sämtliche bauliche Maßnahmen 2 Jahre lang aufzuheben.

Du willst deine Kosten bei der Steuer berücksichtigen? Was dabei wichtig ist, liest du in unserem Beitrag: Handwerkerrechnung absetzen.

Achtung: Vorhaltepflicht!

Alle steuerlich relevanten Unterlagen, die deine Steuererklärung betreffen, musst du bis zu deinem endgültigen Steuerbescheid aufheben. Bis dahin golden dice sogenannte Vorhaltepflicht. Das heißt, das Finanzamt kann die Unterlagen jederzeit einfordern.

Macht Schluss mit nervigem Papierkram

Mit WISO Steuer lässt du deine Steuer automatisch ausfüllen und sendest sie digital mit einem Klick ans Finanzamt. Probiere es gleich heute aus:

Source: https://www.buhl.de/steuer/ratgeber/aufbewahrungsfristen/